An die datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen sich selbstverständlich auch wir als Versicherungsmakler halten – unabhängig davon, ob ein Beratungsgespräch von Angesicht zu Angesicht oder via Videokonferenz geführt wird.
Bei der virtuellen Kundenberatung gibt es jedoch noch mehr zu beachten. So müssen wir bei der Entscheidung für ein Tool auch berücksichtigen, wo der Software-Anbieter seinen Sitz hat.
Probleme bei der DSGVO-konformen Nutzung kann es insbesondere dann geben, wenn der Sitz des Tool-Anbieters in einem sogenannten Drittland – also außerhalb der EU – liegt.
Hintergrund:
In der EU herrschen einheitliche Datenschutzregeln hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten, in vielen anderen Ländern ist das Niveau teils deutlich niedriger. Deshalb solltest du als Kunde im Zweifelsfall eher auf eine Beratung via Videokonferenz verzichten, wenn der Dienst nicht aus der EU angeboten wird.
Unsere Entscheidung fiel auf die Software von 3cx. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Europa und unser Server liegt in Lübeck, somit sind alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt.
Aber es geht nicht nur um rechtliche Dinge, es geht um Anwenderfreundlichkeit und Nutzen für unsere Kunden.
Zur Überraschung, man kann mit der Software auch telefonieren. Der Kunde erreicht uns über die deutsche Büronummer via VOIP an jedem Ort der Welt, wenn es Internet gibt – im Büro und auf dem Handy.
Zusätzlich kann jeder über unsere Webseiten mit uns Chatten bzw. eine Chattnachricht hinterlassen. Genauso kann man als Teilnehmer aus dem Live-Chat in die Videokonferenz wechseln. Der Vorteil ist nicht nur, dass man sich nun sieht und hört, zusätzlich können wir unseren Bildschirm teilen und unser Gesprächspartner sieht alle Dokumente, über deren Inhalt wir gerade sprechen. Dieses funktioniert auch in die andere Richtung.
Wenn ein Kunde oder Interessent einen Termin über unseren Online-Kalender vereinbart hat, bekommt er eine Einladung mit einem link zur Videokonferenz per E-Mail zugeschickt. Zum vereinbarten Termin muss er nur auf den link tippen und der Anleitung folgen.
So treffen wir uns dann zum Online Kaffee.